Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische ondernemingen met een btw-nummer hun facturen aan andere Belgische bedrijven elektronisch versturen en ontvangen, in een gestructureerd formaat via het Peppol-netwerk. Een pdf per mail volstaat dus niet meer voor B2B-facturen. In dit artikel leggen we kort uit wat dat betekent en hoe je het eenvoudig regelt.
Wat is Peppol?
Peppol is een internationaal netwerk waarlangs facturen rechtstreeks van het boekhoud- of facturatiepakket van de verkoper naar dat van de koper gaan. De factuur is geen afbeelding of pdf, maar een gestructureerd bestand (UBL, volgens de standaard Peppol BIS Billing 3.0) dat de software van je klant automatisch kan inlezen. Je hebt daarvoor een Peppol-toegangspunt nodig: meestal zit dat ingebouwd in je boekhoud- of facturatiesoftware, of je gebruikt een aparte dienst.
Voor wie geldt de verplichting?
- Facturen tussen Belgische bedrijven (B2B): verplicht via e-facturatie.
- Facturen aan particulieren (B2C): niet verplicht. Daar mag je gewoon verder met pdf of papier.
- Ontvangen: ook als je zelf weinig factureert, moet je e-facturen kunnen ontvangen.
Voor sommige ondernemingen gelden uitzonderingen of aangepaste regels. Twijfel je? Vraag het even na bij je boekhouder.
Wat riskeer je als je het niet doet?
De overheid kan boetes opleggen die oplopen bij herhaling. Belangrijker in de praktijk: steeds meer klanten kunnen een pdf-factuur niet meer correct verwerken, waardoor je langer op je geld wacht.
In 4 stappen in orde
- Kijk wat je nu gebruikt. Factureer je met een boekhoudpakket, Excel of Word? Veel pakketten hebben Peppol al ingebouwd; met Excel of Word zul je moeten overstappen.
- Kies een oplossing en registreer je op Peppol. Je onderneming wordt dan vindbaar in het Peppol-adresboek, zodat leveranciers je e-facturen kunnen sturen.
- Controleer je gegevens. Ondernemingsnummer, adres en btw-gegevens van jezelf én je klanten moeten kloppen, anders wordt een e-factuur geweigerd.
- Stuur een testfactuur en spreek met je boekhouder af hoe de facturen bij hem of haar terechtkomen.
En daarna? E-reporting
E-facturatie is een eerste stap. Vanaf 2028 volgt in België ook e-reporting: de btw-gegevens van je facturen worden dan quasi realtime aan de overheid doorgegeven. Wie nu al netjes via Peppol factureert, is daar meteen klaar voor.
Hulp nodig?
Met onze Peppol-starter zetten we je Peppol-account op, koppelen we het met je facturatie of boekhouding, versturen we samen een testfactuur en leggen we alles rustig uit. Zo ben je in orde zonder er zelf uren in te steken. Bekijk de prijs of neem contact op.
Geef een reactie